Jak przygotować się do spotkania z chińskim dostawcą?

Kategoria: podróż do Chin - targi i wizytowanie fabryk

Lecąc do Chin na wizytacje fabryk, firm handlowych czy na targi/wystawy warto wstępnie przygotować się do spotkań z chińskimi dostawcami. Może to dotyczyć także spotkania w Polsce, w Europie, gdzieś na targach międzynarodowych czy podczas wizyty Chińczyków w naszym kraju. W prosty sposób możemy zaoszczędzić czas eliminując mniej wiarygodnych i droższych dostawców, wystarczy wcześniej wysłać wstępne zapytania o ceny. Można też zlecić nam weryfikację dokumentów firmy, żeby mieć 100% pewność, że odwiedzamy realną, istniejącą i zarejestrowaną firmę, a nie jakiegoś pośrednika, który na spotkanie wynajmuje biuro lub zabiera nas do zupełnie innej fabryki.

Warto także przed spotkaniem przeprowadzić chociaż jedną rozmowę telefoniczną (lub Skype). Możemy wtedy wyczuć podejście dostawcy, czy jest rzetelny, czy zależy mu na nowym kliencie, czy mówi w miarę płynnie po angielsku. Niestety język jest nadal dużą barierą w kontaktach z chińskimi dostawcami. Możemy wcześniej odpowiednio przygotować się do spotkania - zorganizować tłumacza. Jeśli nie mamy żadnego doświadczenia we współpracy z Chinami warto skorzystać z naszej wiedzy i naszego doświadczenia, chętnie doradzimy i pomożemy zaplanować podróż do Chin.

Przed wyjazdem warto przygotować także próbki lub przykładowe produkty, które nas interesują. Oczywiście wszystko zależy od branży, bo przecież nie zabierzemy z sobą jakiejś maszyny, czy dużego urządzenia, ale możemy na przykład przygotować jakieś filmy, prezentacje, zdjęcia. W Chinach internet jest powszechny, ale nadal wiele stron jest blokowanych, nie da się zaprezentować filmów czy zdjęć z Facebooka i Youtube. Najlepiej przygotować takie pliki w wersji 'offline', zgrać je na pamięć usb lub przegrać na swojego laptopa/tableta. Powinniśmy też zachować trochę miejsca w bagażu na katalogi, prospekty i próbki od chińskiego dostawcy.

Zanim podejmiemy decyzję o zamówieniach w czasie spotkania należy przygotować odpowiednie kalkulacje. Jeśli spiszemy sobie kursy walut, poznamy ceny transportu, wartość cła, a także skalkulujemy wymiary i wagi przesyłek, wówczas zaoszczędzimy czas na spotkaniu z chińskim dostawcą. Musimy mieć swoje wzory i przeliczniki, aby wiedzieć, jak będzie wyglądała ostateczna cena towaru. Przykładowo, pozornie atrakcyjny granit może się okazać bardzo drogi w transporcie - ze względu na wagę układa się tylko kilka bloków na dnie kontenera. Cena ostateczna może też być zależna od sposobu pakowania, dodatkowych akcesoriów itp. Przed spotkaniem w Chinach powinniśmy to wszystko przemyśleć, rozplanować i przeliczyć.

W Chinach koniecznie trzeba mieć przy sobie wizytówki, na targi potrzebne jest kilkaset wizytówek. Warto się jednak zastanowić, komu je dajemy, bo ilość ofert i emaili po targach może zablokować naszą skrzynkę pocztową. Ewentualnie możemy podać inny, niefirmowy adres email, na którym nam tak bardzo nie zależy. Może się też zdarzać, że niektórzy ambitni dostawcy będą do nas dzwonić i dopytywać o zamówienia.

Przed wylotem do Kraju Środka warto w miarę możliwości przestudiować adresy, miasta i odległości. Zdarza się bowiem, że mamy na przykład 3 spotkania w mieście Shenzhen, ale jak się okazuje jedno w dystrykcie Futian, drugie w Baoan, trzecie w Longgang, biorąc pod uwagę odległości i zakorkowane miasta chińskie będziemy musieli zrezygnować z jednego spotkania. W Chinach miasto i okręg miejski to bardzo mylące pojęcia i czasami musimy pokonywać odległości 50-60km w jedną stronę, aby odwiedzić fabrykę, która w zasadzie jest poza centrum miasta. Musimy brać to pod uwagę wybierając hotel. Czasami lepiej zrezygnować z luksusowych hoteli w centrum na rzecz tańszych, ale przyzwoitych hoteli w rejonach przemysłowych. Możemy też rozdzielić nasz czas - na zwiedzanie/zakupy i załatwianie spraw służbowych. Kilka dni spędzić w mieście, a kilka poza nim.

Z własnego doświadczenia wiemy, że w ciągu jednego dnia można teoretycznie zorganizować 2-3 spotkania w danym mieście, w tym samym rejonie. Oczywiście jeśli zależy nam na szczegółowych ustaleniach, jakiś rozmowach technicznych, negocjacjach cenowych lepiej zaplanować tylko jedno lub dwa spotkania dziennie.

Wiele zależy od podejścia naszych dostawców, nie mamy na to większego wpływu. Zdarza się, że spotkanie, z którym wiążemy duże nadzieje jest totalną klapą, bo zamiast rozmów z managerami mamy do czynienia z jakąś niezbyt doświadczoną osobą z działu sprzedaży międzynarodowej. Taka osoba może nie być elastyczna jeśli chodzi o ustalenia, ceny, zmiany w produktach itp. Możemy mieć nawet wrażenie, że w ogóle nie zależy jej na współpracy. Innym razem jakieś mniej istotne spotkanie może okazać się strzałem w dziesiątkę. Firma, która przez internet niewiele oferowała ma dokładnie takie wyroby jakich szukamy, a sam właściciel zgodził się na niższe ceny, zaprasza nas na obiad i wyraźnie zależy mu na zbudowaniu dobrych relacji handlowych z polskim odbiorcą. W pewnym sensie jest to loteria i zanim nie spotkamy się z nikim twarzą w twarz nie wiemy tak naprawdę z jakim dostawcą mamy do czynienia.

Niestety, musimy też brać pod uwagę różne gorsze scenariusze. Bywa, że firma wiezie nas na spotkanie przez godzinę, a po spotkaniu mówią nam, że nie mają już auta lub trzeba na nie poczekać. O ile jesteśmy w rejonie miejskim szansą są taksówki i metro, jeśli poza miastem zostają 'nielegalne' taksówki, pociągi i autobusy. Dłuższy spacer raczej bym odradzał - jest bezpiecznie, ale można się zgubić. Najlepiej wyjaśnić z dostawcą czy nas odbierze z hotelu i czy nas odwiezie po spotkaniu. Zawsze powinniśmy mieć przy sobie adres hotelu w wersji chińskiej.

Pojawia się pytanie, czy wypada wspominać o wizytach u konkurencji? Czy można na przykład poprosić o dojazd do konkurencyjnej fabryki w Chinach? W zasadzie są dwa rozwiązania - albo świadomie gramy w otwarte karty i ustalamy kilka spotkań w ramach tej samej branży i wprost mówimy dostawcom, gdzie będziemy, gdzie nas mogą odebrać, gdzie zawieźć. Czasami okazuje się, że taka strategia pomaga, bo walczą wtedy bardziej o klienta - oferują lepsze ceny, wiedzą, co oferuje konkurencja. Bywa, że dwie firmy współpracują ze sobą, znają się. Może być też absurdalna sytuacja, w której firma handlowa zabierze nas do fabryki, a my zupełnie niezależnie mamy już kontakt z tą fabryką. Jest to mało prawdopodobne, ale już tego doświadczyliśmy - dwie wizyty w tej samej fabryce z innymi 'przewodnikami'. Inne rozwiązanie to zachowanie tajemnicy, tak aby nie znali naszych poczynań w Kraju Środka. Wówczas pozostają nam dojazdy z/do hotelu lub własny transport, taksówki. Mamy wtedy pewność, że nikt się nie obrazi, nikt nie będzie wiedział z kim negocjowaliśmy warunki współpracy w Chinach.

Jeśli nastawiamy się na trudne negocjacje cenowe - musimy poprosić o to, aby w spotkaniu uczestniczyła jakaś osoba decyzyjna, w małych fabrykach/firmach to po prostu właściciel czy współwłaściciel, w dużych to manager sprzedaży, czy szef produkcji. W przypadku bardziej technicznych wyrobów przyda się też pomoc inżyniera / designera, które może odpowiednio wszystko zaprojektować, przerobić i wycenić. Oprócz tego, że wstępnie ustalamy ceny przed spotkaniem powinniśmy też określić ilości, jakie planujemy zamówić. Przykładowo jeśli odwiedzamy wielką fabrykę myszek i dopiero na spotkaniu mówimy, że interesuje nas 100 sztuk, gdy ich ilości minimalne to 1000 sztuk z modelu , wtedy oboje tracimy czas. Dostawca nie zgodzi się na tak małe zamówienia, bo mają innych odbiorców, inne plany produkcji i znacząco spada opłacalność przy mniejszych zamówieniach. W takiej sytuacji lepiej szukać małych fabryk lub firm handlowych.

Zdarza się, że z różnych powodów spotkanie może nie wypalić lub okazać się wielkim rozczarowaniem, warto wtedy przygotować sobie inne adresy chińskich dostawców. Awaryjnie możemy nawet zaplanować jakieś dodatkowe spotkania i później je anulować, jeśli pomyślnie załatwimy zamówienia w innych fabrykach. Lepiej być przygotowanym na alternatywnych dostawców w Chinach niż siedzieć w hotelu i oglądać telewizję.

W dniu wylotu lepiej nie planować spotkań na większe odległości, chyba, że mamy samolot późno w nocy i mamy pewność, że fabryka chińska nie jest zbyt daleko. Zdarza się, że okolice lotnisk to rejony przemysłowe i jest tam wiele fabryk, wtedy też możemy zaplanować ostatnie spotkanie w drodze na lotnisko, oczywiście musimy zarezerwować sobie więcej czasu. Odradzamy spotkania w innych miastach, gdzie dojeżdżamy pociągiem czy lecimy samolotem wewnątrz Chin. Niestety w Kraju Środka samoloty często się opóźniają z różnych przyczyn - kwestie bezpieczeństwa, zamykanie przestrzeni powietrznej dla wojska, opóźnienia pasażerów, warunki pogodowe... standardowe opóźnienia to 1-2 godziny, a zdarza się, że 6-8 godzin lub nawet odwołane loty. Z pociągami, a szczególnie szybkimi pociągami jest lepiej, ale tutaj też może być różnie z biletami, dostępnością miejsc.

Przed wylotem do Chin warto sprawdzić daty, czy nie będzie żadnych ważnych świąt państwowych, Chińskiego Nowego Roku (nawet 20-30 dni wolnego i zastój w fabrykach), lepiej omijać takie daty z dwóch powodów - trudniej o spotkania biznesowe, a drugi powód to tłumy ludzi na lotniskach, dworcach i przejściach granicznych.

Zanim zdecydujemy się na podróż do Chin musimy mieć pewność, że wstępnie dostawcy chińscy chcą z nami współpracować i oferują rozsądne ceny. Możemy też poprosić ich o wysłanie próbek towaru zanim odwiedzimy ich biura czy fabryki. Musimy wiedzieć czego chcemy, czego szukamy i czego oczekujemy, a oni powinni wiedzieć co mogą zaoferować. Brzmi banalnie, ale czasami właśnie tutaj jest główny problem - dostawca z Chin nie ma konkretnego cennika, nie ma próbek, nie ma katalogów. Nie bardzo wie o czym i jak rozmawiać. Inny problem to polski odbiorca, który chce coś sprowadzać z Chin... coś co przynosi zyski, ale co...?! Odpowiedzi można poszukać w naszych pozostałych artykułach, powodzenia!

COPYRIGHT © JCC INTERNATIONAL TRADE
KOPIOWANIE, PRZEPISYWANIE, CYTOWANIE, PUBLIKOWANIE CAŁOŚCI LUB FRAGMENTU TEKSTU BEZ ZGODY FIRMY JCC INTERANTIONAL TRADE JEST ZABRONIONE!!!